Også kendt som transportdokumenter, forsendelsesdokumenter er juridiske dokumenter, der bruges i processen med at transportere varer fra et sted til et andet. Dokumenter til forsendelse er påkrævet til lovlig transport af varer i indenlandske omgivelser såvel som med international forsendelse af alle typer. De nøjagtige dokumenter, der kræves for at styre forsendelse og levering af varer, vil variere baseret på regler og standarder, der gælder både ved startpunktet for forsendelsen og destinationen, samt eventuelle punkter imellem, hvor varerne skal registreres og inspiceres.
Et af de mest basale forsendelsesdokumenter er konnossementet. Brugt i både indenrigs og international forsendelse, dette dokument udstedes ofte af transportøren eller en agent for luftfartsselskabet. I nogle nationer kan afsenderen forberede konnossementet på forhånd, så længe dokumentet er i overensstemmelse med både nationale skibsfartsregler og transportørens standarder. Mens detaljerne i dokumentet vil variere, vil de fleste identificere afsenderen og modtageren og give grundlæggende kontaktoplysninger til begge parter. En beskrivelse af de varer, der er inkluderet i forsendelsen, gives også sammen med mængderne af hver vare inden for forsendelsen og forsendelsens samlede vægt. Luftfartsselskaber inkluderer normalt data vedrørende afhentning af forsendelsen, den forventede leveringsdato og information om forsendelsesomkostningerne, herunder om disse gebyrer er forudbetalt eller opkræves.
Pakkelisten er et andet eksempel på de grundlæggende forsendelsesdokumenter, der rutinemæssigt er inkluderet i papirarbejdet, der ledsager en forsendelse. Dette dokument fungerer ofte som et middel for modtageren til at kontrollere, at de genstande, der er identificeret på konnossementet, faktisk leveres til modtageren. Politikker for nogle forsendelses- og modtageafdelinger kræver, at kun forsendelser ledsaget af en pakkeliste eller slip kan accepteres.
Med internationale forsendelser er der flere andre typer forsendelsesdokumenter, der sandsynligvis vil være nødvendige. Et oprindelsescertifikat fastslår, hvor forsendelsen stammer fra, og hvem der var ansvarlig for at forberede varerne til forsendelse. Et forsikringscertifikat dokumenterer den erhvervede dækning for at beskytte forsendelsen undervejs og effektivt beskytter både afsenderens og modtagerens interesser. Tolddokumenter er nødvendige for at give varerne mulighed for at forlade oprindelseslandet og blive modtaget til den nation, hvor modtageren er bosat. Hvis forsendelsen skal passere gennem flere nationer undervejs, skal tolddokumenterne overholde de standarder, der er pålagt af hver havn eller stoppunkt undervejs.
Forsendelsesdokumenter er vigtige for at beskytte alle parter, der er involveret i forsendelsesprocessen. Ved at overholde de gældende forsendelsesregler er det muligt at sikre, at ordrer er korrekte, leveres til tiden, er pakket på en måde, der er i overensstemmelse med forsendelsesstandarder, og at de takster, der opkræves for selve forsendelsesprocessen, er kompatible med eventuelle kontrakter, der findes mellem afsenderen og transportøren. Når et af de forsendelsesdokumenter, der kræves i henhold til lovgivningen, ikke udarbejdes ordentligt, er der en reel chance for, at forsendelsen bliver aflagt, indtil fejlene er rettet, eller udskiftningsdokumenter forberedes og videresendes til det sted, hvor forsendelsen midlertidigt opbevares.
